Word处理长文档技巧之使用样式

由小狗优惠价 分享时间：2021-06-08 05:08:40 收藏本文

【简介】感谢网友“小狗优惠价”参与投稿，下面是小编帮大家整理的Word处理长文档技巧之使用样式（共6篇），欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

篇1：Word处理长文档技巧之使用样式

在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致，这时，就需要使用样式来实现这些功能。

什么是样式

那么，什么是样式呢？样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3……标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。

使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。如，用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。

样式的类型

样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定义样式。

字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。字符样式仅作用于段落中选定的字符。

段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。包括字体、制表位、边框、段落格式等。

Word本身自带了许多样式，称为内置样式。但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。

用户可以创建或应用下列类型的样式：

（1）段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式，

（2）字符样式：段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。

（3）表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。

（4）列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。

如何使用样式

如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。

（1）用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框，然后在打开的下拉列表框中选取一种样式名，所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式。

（2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其相应的样式名：

按Ctrl+Alt+1键，应用标题1

按Ctrl+Alt+2键，应用标题2

按Ctrl+Alt+3键，应用标题3

按Ctrl+Alt+n键，应用正文

（3）选择【格式】菜单，然后单击【样式和格式】命令，可以打开如图1所示的对话框，可以在该样式列表框中选择一种适用的样式名，选择之后即可应用该样式了。其中样式名后带符号的表示是“字符样式”，带符号的表示是段落样式，而带符号的表示表格样式。

图1 【样式和格式】任务窗格图2 【格式设置】对话框

如果在【显示】框中选择了【所有样式】，则可以单击【有效格式】恢复默认的视图，单击【正在使用的样式】仅查看文档中出现的格式，单击【自定义】项，可以打开如图2所示【格式设置】对话框，在此对话框中可更详细地定义样式显视视图。

如果Word选择【显示】框中的【有效样式】，则文档中可能具有许多外观相似但不完全相同的重复格式。若要提供更加一致的外观并删除重复的格式，可以检查格式的一致性。

当按住Shift键的同时，单击【格式】工具栏中的【样式】列表，就可以看到所有的样式名称。

篇2：word文档样式管理器的使用技巧

不知我们有没有遇过这样情况：在网上发现几篇好的文章，没有下载，直接用复制、粘贴到一个Word文档中，如果你只是用来看看，也没什么关系；但是想要打印出来，你会发现文档里字体、段落、大小等等各不相同，还有许多是以表格的形式出现，很难看。现在你点击“样式”下拉菜单，能看到标题1、标题2、web文、超级链接、正文等等不同样式。如果你一个一个文档进行调整，非常浪费时间，

其实有一个很简单快捷的方法：点击“格式”菜单，打开“样式”选项，在样式窗口里点击“管理器”，在管理器样式里有两个窗口，左边窗口是你的文档里应用的所有样式，右边窗口是个公用模板样式。你只需在左边窗口把多余的样式删掉，那么整个文档就会始终如一。不信，你试试看。在Word 中可以通过“格式和样式”任务窗格进行。单击样式名右侧的下拉箭头，选择删除命令即可，在删除提示对话框中单击“确定”即可。

篇3：word使用技巧

快速保存

首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可，快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。

多处剪切，一处粘贴

用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。

顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”， Word在“预览”框中可显示内容。

文字块的快速、重复录入方法

用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。

插入中英对译的翻译结果

注意:首先，要确认“词典”命令出现在菜单上，按Alt+Shift+F7试试，没反映？安装吧――用word安装盘安装词典组件才行。

用词典进行翻译。在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你求助于Word的中英――英中词典，即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:⑴从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典，这时出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。

同时编辑长文档的多个部分

同时编辑同一文档的多个部分，

处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑，这里有两种方法实现该功能。

方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分，首先打开需显示的文档，然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项，这样屏幕上就会产生一个新窗口，显示的是同一文档，你可以通过窗口切换和窗口滚动技术，使不同的窗口显示同一文档的不同部分。

方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分，即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项，将当前文档窗口分割为两个子窗口，且两个子窗口都是激活的，你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态，可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。

同时保存或关闭多个文档

同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时，若要同时保存和关闭所有文档，可按住Shift键，再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项，你只需单击其中之一即可。

在长文档中快速漫游

在文档中漫游。单击常用工具栏上（就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏，靠近右边，唉，没办法学问多了，盖都盖不住）的“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

加入动态文字

让文档动起来。在Word97文档中使用动态文字能使文档更为生动，增强文档的视觉效果。为文字添加动态效果的方法是：

⑴选定要添加动态效果的文字。

⑵单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框，然后单击“动态效果”选项框。

⑶在“动态效果”框中单击所需效果（如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等），然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果，可单击“动态效果”框中的“无”选项。

添加彩色背景

为文档添加彩色背景。Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适，为文档添加背景的方法是：

⑴单击“格式”菜单中的“背景”项，然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击“填充效果”项。

⑵如果在上一步单击“填充效果”项，就会打开“填充效果”对话框，可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景。

⑶选好各项后，单击“确定”按钮即可。

添加常用中文标点和其它符号工具栏

添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令，装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program files\\Microsoft Office \\Office\\Macros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到 Program files\\Microsoft Office\\Startup文件夹中，然后重新启动Word97，就可以得到标点符号工具栏，你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。

篇4：word 技巧使用

此次给大家推荐的word教程词典进行翻译●创建新样式●将Autocad的图拷贝到word中●巧借Excel为Word中的文字设置倾斜格式●用结构快速导航●在图片上添加文本●使用F1~F12键让word操作更快捷●用标题分割内容●禁止图形随段落移动●用剪贴板的内容进行替换●避免不完整的超级链接●使用通配符进行查找●快速启动任务框●word2007 使用妙计：用word写博客●教你轻松插入“欧元”符号●压缩文档中的图片●快速精确调整表格宽度●锁定表格标题栏

篇5：Word文档使用技巧

1.快速给文字加下划线

如果在Word文档中，有一段带有空格键的文本，而现在只想给该段文本中的文字加上下划线，并且忽略其中的空格，此时，请选中该段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W”键就搞定了。

2.用特殊符号快速绘制分隔线

在用Word编辑文档时，时常会用到一些直线或是虚线作为文档的横向分隔线，常用的绘制方法是插入剪贴画中的水平线来实现，但这种方法太烦琐。其实在 Word中可以利用一些特殊符号加回车键的办法来快速绘制常用的横向分隔线。连续输入3个以上的“*”，再按回车键，则可以得到一条虚线;换成输入 “=”，可以得到双直线;换成输入“～”，可以得到一条波浪线;那么换成输入“#”的话，就能得到中间加粗的三直线。

3.浓缩图标汇我世界

想要在Word中展现我们再熟悉不过的鼠标、键盘、摄像头吗?想要将一些生活味道很浓的物品搬上我们的屏幕吗?还是想让形象的警示标志为我们的文档增色?试试设置字体为Webdings和Wingdings，可以马上实现呦。但是一定要注意，要切换到非中文输入法状态下才能实现。

4.格式刷任我刷

格式刷的使用，朋友们一定不会陌生了，但是默认的情况下，点击一下格式刷只能使用一次。想要实现一次选中，任我狂刷吗?双击试试!只要能看到光标旁边的小刷子，想怎么刷，就怎么刷!而且，请“神”容易，送“神”也不难，Esc键帮你送“神”到家，

5.字体大小想变就变

如果能够享受自由，想必谁都不愿受限制。在选中字体的情况下，一次次点击下拉箭头，一次次选择字号，真是不爽。要自由?试试“Ctrl+Shift+>”和“Ctrl+Shift+<”吧，它可以突破最小5磅，最大72磅的限制，自由往来于1-1638磅之间，比孙大圣的金箍棒毫不逊色。当然直接输入所需的字体大小也行，不过这个就不能很直观地比较究竟多大才合适。

6.快速转换英文字母大小写

在Word 以上版本中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。可其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。

7.隐身文字自由切换

有没有这种体会，在编辑的文档中，需要对部分文字进行保密设置或是打印时需要略去部分内容不打。最常见的是在出试卷时，我们当然想要打印出来的只有题目而隐藏答案了。这样试试看：选中需要隐藏的文字，在“格式”菜单的“字体”中，将“隐藏文字”勾选上。看看是不是所选的文字已经隐去了?再将显示/隐藏编辑标记请到工具栏上，这样就可以让文字来去自由切换了。

篇6：Word使用技巧四则

Office办公系统，特别是Word软件，相信是绝大多数做文字处理的朋友处理日常工作所使用频率最高的工具，熟练掌握使用Word软件，将会大大提高我们的工作效率。在此我将自己几年来积累的一些小技巧奉献给大家，希望能给朋友们有所帮助，大家共同学校交流。能起到抛砖引玉的效果的话，我就很满意了。 :)

一. PDF maker插件在office中的简单去除方法

去除安装完全版Adobe Acrobat(Acrobat 的office中PDF maker插件安装后)，Word、Excel、PowerPoint工具打开后，总是有Acrobat pdf插件的启动。(见图一)。这些插件在office中的去除，有很多种方法，最简单的就是修复安装Adobe Acrobat---将这些PDF maker插件卸载。但这样对于经常要将Word、Excel、PowerPoint转化成PDF文件的朋友，就失去了这些功能。

简单介绍我的方法如下：

依次点击：工具---宏---安全性---安全性---设置为非常高(以Word为例，Excel、PowerPoint类似)，见图2

方法优势：在需要将Word等转化成pdf的时候，可以随时打开这个宏。这种方法：对于一般不太常用该功能、有时候又是必须的朋友很实用。

二.打造个性化的office--全面提高文字排版效率

在常规的Word中的文字输入模式下，常用工具和格式栏这些常规的栏目往往是必不可少的。但这些常用工具栏，往往占据了2-3栏的屏幕显示，且很多栏目的功能并非常用。我们可以采用在全屏模式下，隐藏这些工具栏，并将最常用的一些文字编辑和视图命令单独挑出的方法，实现在在全屏模式下可以基本上完成一般文字输入和编辑，并进一步仿真以前最经典的WPS操作界面的简约风格，从而提供Word编辑的效率。

方法如下：

A. 打开Word，依次点击：工具--自定义--命令。将全屏显示按钮用鼠标拖到图3所示位置，并右键点击该“全屏显示(U)”按钮--命名--将“全屏显示(&U)”改成“全屏” 或者“全”(好处：这样可以减少在“常规”栏中的文字宽度，以便多在该栏中放入更多的编辑和视图命令)

B. 打开Word，依次点击：工具--自定义--命令。将自己最常用的一些视图和文字编辑、格式调整调整命令均用鼠标拖到图4所示位置。(图4中是自己的示例，仅供参考)

这样，这些命令就在第一排的“常规栏”的空余部分安家了。(图5)

C. 点击拖出的“全屏显示”按钮，直接进入全屏显示视图。依次点击：“全屏显示”按钮右边的倒三角--添加或删除按钮--全屏显示--关闭全屏显示。

这样可以将全屏显示视图下，浮动的全屏显示按钮进一步精简。

由精简到

D. 在全屏显示模式下，依次点击：工具--选项--常规，在“蓝底白字”上打钩。(该选择可根据个人喜好选择。选择蓝底白字作为一般文字编辑的好处是这样可以最大限度的避免长时间的文字输入编辑时在白底黑字的常规显示模式下，大面积亮度较高的白色背景对眼睛的伤害，

效果见图9)。

这样，一般的文字输入，格式编辑等均可以在“全屏模式”下完成了。(好处：最大限度的利用显示器的面积来显示较多的文字信息，完成文字的输入编辑工作)

想进行文字的格式编辑的话，直接在全屏模式”下将鼠标挪到最上方后，上述被鼠标拖到第一排的常用的格式编辑等命令就浮现出来。

另外，进行全屏显示和常规视图的转化，直接点击拖出的“全屏显示”按钮就可以完成了。