秘书会议管理要领

【简介】感谢网友“一只小蛋”参与投稿，下面是小编为大家推荐的秘书会议管理要领（共7篇），欢迎大家分享。

篇1：秘书会议管理要领

一、提高会议成效的要领

1. 要严格遵守会议的开始时间。

2. 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3. 要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

4. 在会议进行中要注意如下事项：

(1)发言内容是否偏离了议题?

(2)发言内容是否出于个人的利害?

(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?

(4)是否发言者过于集中于某些人呢?

(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?

(6)是否某个人的发言过于冗长呢?

(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?

5. 应当引导在预定时间内做出结论。

6. 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

7. 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

8. 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

二、会议禁忌事项

1. 发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)

2. 不可从头到尾沉默到底。

3. 不可取用不正确的资料。

4. 不要尽谈些期待性的预测。

5. 不可做人身攻击。

6. 不可打断他人的发言。

7. 不可不懂装懂，胡言乱语。

8. 不要谈到抽象论或观念论。

9. 不可对发言者吹毛求疵。

10. 不要中途离席。

篇2：会议管理要领

会议管理要领

一、提高会议成效的要领?

1. 要严格遵守会议的开始时间。?

2. 要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。?

3. 要把会议事项的'进行顺序与时间的分配预先告知与会者。?

4. 在会议进行中要注意如下事项：?

(1)发言内容是否偏离了议题??

(2)发言内容是否出于个人的利害??

(3)是否全体人员都专心聆听发言呢??

(4)是否发言者过于集中于某些人呢??

(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢??

(6)是否某个人的发言过于冗长呢??

(7)发言的内容是否朝着结论推进呢??

5. 应当引导在预定时间内做出结论。?

6. 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。?

7. 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。?

8. 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。?

二、会议禁忌事项?

1. 发言时不可长篇大论，滔滔不绝(原则上以3分钟为限)?

2. 不可从头到尾沉默到底。?

3. 不可取用不正确的资料。?

4. 不要尽谈些期待性的预测。?

5. 不可做人身攻击。?

6. 不可打断他人的发言。?

7. 不可不懂装懂，胡言乱语。?

8. 不要谈到抽象论或观念论。?

9. 不可对发言者吹毛求疵。?

10. 不要中途离席。

篇3：秘书礼仪：秘书会议礼仪

秘书礼仪：秘书会议礼仪

按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议，公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。

会议的分类：外部会议、内部会议、发布会、工作例会、研讨会、部门会、座谈会…、计划总结会……。

内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。

我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

1．会议前

在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：

•WHEN－会议开始时间、持续时间•WHERE－会议地点确认•WHO－会议出席人•WHAT－会议议题•OTHERS－接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等，

WHEN－时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

WHERE－地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

WHO－人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的.嘉宾来出席这个会议。

WHAT－会议的议题，就是要讨论哪些问题。

OTHERS－会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

篇4：提高会议效率的要领

1、会议目的要明确。

一个单位或者部门召开会议，无论其规模大小、类型如何，第一步就是设定会议目的，明确会议到底要解决什么问题，而且表述要尽可能具体，让每一位与会人员清楚明白，以便提前做好相关准备。

2、参会人数要适当。

参加会议的人员一般包括会议的`组织者、参与者和记录人员等。

参会人数的数量要适当，人员太多易七嘴八舌、偏离主题，导致会期延长，最后草草收场;人员太少则不能有效征集意见和建议，不利于民主决策、科学决策。

同时，参会人员的层级不能相差太远。

3、会前准备要充分。

会前准备工作包括发出会议通知，告知会期、时间、地点等;印制会议日程，编排会议议程;做好会场布置，如悬挂会标、徽记、旗帜等，安排座次，摆放席签、话筒、资料、茶杯等，保证照明、通风、空调设备齐全有效;做好会议食宿、集体照相等方面的准备。

4、会议规则要清晰。

坚持“四不”原则;不跑题，紧紧围绕会议主题发言;不打断，尊重发言人;不超时，无论谁发言都有时间限制;不攻击，不指责、批判他人，更不能进行人身攻击。

5、主持协调要到位。

会议主持人要加强协调，保证会议按照预定议程进行。

要不断向与会人员明示或暗示会议的目标和主题，有人偏离主题时应及时制止。

保证与会人员在发言时不受他人攻击，在会议过程中始终保持中立，以取得与会者的信任。

6、会议气氛要和谐。

氛围良好，与会人员才会畅所欲言，会议才能取得预期效果。

会议前，环境布置有讲究，不能太压抑，要让与会人员有一种轻松舒适的感觉;会议中，要发扬民主精神，鼓励与会人员积极发言，允许有不同声音和不同意见，注意集思广益。

7、会议服务要周到。

会场上提供话筒、茶水、应急处理等服务看似小事，但对会议效率的影响也很明显。

有的会议发言的人较多，话筒数量不够，就要做好话筒传递服务，确保有序衔接;有的会议需要使用展板、投影等设施，要提前主备好;会议需要临时增加与会人员，应及时通知到位。

8、形成纪要要尽快。

会后，要根据会议主持人的要求，遵照会议精神，迅速撰写会议纪要，呈送主持人批阅，尽快形成准确完整的会议纪要，尽快分发至相关单位和部门，以免影响决议的落实。

9、传达精神要及时。

会议结束后，应通过专题会、新闻报道、内部简报等形式，尽快将会议精神传达给相关人员。

传达时要终于会议，科学严谨，准确无误，防止片面性;同时要注意保密，不向无关人员透露会议内容。

10、决议跟踪要闭环。

开会是为了统一思想，研究措施，解决问题。

对会议形成的决议，要坚持一抓到底，建立追踪制度，按照PDCA闭环管理要求，对议定事项进行跟踪，重点对会议安排的工作是否落实、会议提出的问题是否解决等进行检查、考核，确保各项决议能够按时按要求完成。

提高会议的效率八个技巧【2】

1、 做好充分的会前准备。

2、 明确会议的目的，提高将会议相关材料分发给与会者。

3、 会议议题不要安排过多。

4、 会议时间不要安排过长。

5、 尽量安排在下班之前召开会议。

6、 不邀请与会议无关的人。

7、 准时召开会议。

8、 尽量避免讨论与会议议题无关的内容。

篇5：提高会议效率的要领

1、带有目的性参加会议，抓清主要矛盾，围绕会议议题，认真做好充分准备。

哪些内容要讲，哪些内容要发文，哪些是重点，做到心中有数;

2、汇报工作要求简单明了，条理清晰，切中要点，不宜老生常谈，脱离会议主题，具体细节问题发文件公示;

3、根据公司的各项管理制度、策略，从商务、资金、风险控制等方面汇报项目工作，提出问题，共同讨论;

4、各职能部门代表公司履行各项职责，代表的是公司意见，务求客观公正，总结要精练，发言要具有较强的针对性、目的性，得出评比结果，提出整改意见，协调、解决问题，起到良好的促进推动作用。

5、请发言人会前做好必要准备，在规定时间内发言，尊重参会人员的时间，既不敷衍了事，也不漫无边际拖延时间，提高会议质量和效率。

篇6：秘书管理规定

秘书管理规定如下

1、机构与部门职责

原有的秘书机构、秘书部门如何适应新时期的日益增加的秘书工作范围、数量、质量、效率的要求，这是机关、单位领导和主管部门高度重视和关心的问题，与每一个秘书人员业也密切相关。过去，工作量增加了，或是出现了某项新任务，往往是新增设机构或部门，增加人员。久而久之，形成了机构臃肿、部门重迭、人浮于事的现象。中央早就提出“精兵简政”，这次又提出“要合理地调整”、“确定分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责”。

2、岗位责任制

秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。就是由秘书部门和行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的合作要求等。每个岗位都应有尽可能明确的质量和数量要求。比如，打字可以规定其速度为每分钟不少于多少字，差错率不超过万分之几;每天收发的文件、信函、报刊等必须在多少时间内完成;起草文稿和接待任务则只能以文字表达质量、来访者满意度或时限部为要求等。做到既各尽其责、各负其责，又密切配合、共同完成任务。

岗位责任制必须与岗位目标管理、考核管理、奖惩制度科学地结合起来，形成完整的、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高质量、高效率。

3、工作程序和工作方法

秘书工作在其长期的实践中，由于经验积累自然形成了一套行之有效的工作程序和工作方法。当达到一定的成熟程度和合适时机，即由秘书部门或行政领导加以汇总、修订，使之标准化、统一化、规范化，最后形成规章或制度，再用以指导工作，使工作质量和效率得以改善、提高。

所谓工作程序，是指工作中的每一个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。环节不能随意的增加或减少;次序也不能任意地颠倒或随便排列。

所谓工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要秘书人员具有一定的知识、技术、能力为基础，又要善于综合运用，善于转化为实际的效果。

4、信息系统

从系统论的观点来看，任何事物都是大小不一的系统，既各自独立，自成体系，又互相关联甚至互相包容。从秘书工作来看，秘书部门是一个较大的系统，部门中的每一个成员则是他领属下的若干小系统。信息系统则是秘书工作的重要系统之一。它可大可小，大而言之，全国行政机关上至国务院，下至乡政府，既有各自的信息部门和信息人员，又互相联网、配套，形成一个大系统;小而言之，各级机关、部门的信息系统的又是众多的中小系统。

所谓信息系统，就是由若干个运动着的子系统构成并相互连接、相互作用，形成信息环流、回路的工作系统。这些子系统包括：信息收集、反馈系统、信息加工系统、信息保障、支持系统，信息内反馈系统、信息传递系统，抗干扰系统、信息控制系统、信息传输系统等等。

一九九二年五月国务院提出：经过三、五年努力，基本建成以现代计算机技术和通讯技术为主要手段的全国行政首脑机关办公决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各部门办公厅(室)或信息中心之间计算机联网，对电子信息资源进行管理，高效率、高质量地为国务院和各地区、各部门宏观管理、科学决策服务。截至上半年，这一目标已经完成，国务院办公厅、各省级政府办公厅、市、县级政府办公室的计算机已经连网，部分发达地区已达到了乡、镇政府。彼此的各类政务信息可以通过网络交换，国务院文件实现了同版异地印刷，有些地区的政府机构逐步实施政务信息化，试行电子邮件网络办公。

5、办公自动化

办公自动化(简称OA)，是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。

办公自动化涉及三方面内容。第一是人，即办公室工作人员，应具有现代思想和现代技术。第二是信息，即办公人员对各类办公信息的收集、处理、传递、储存、输出过程。第三是科学的工作程序和先进的办公设备。统称为人——机工程。

办公自动化设备包括：电子计算机、文字处理机、传真机、复印机、多功能电话机等。这些设备的综合运用能进行文字处理、数据处理、语音处理、图形与图像处理，能进行决策支持、网络通信、信息资料查询和行政管理工作，如编制日程安排、制定工作计划，做备忘录，担任会务签到、检计选票及财务报表、物质清单等。

篇7：秘书文档管理试题

秘书文档管理试题

一、档案利用

(一)档案利用的含义

档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

(二)档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

(三)档案利用的工作程序

1.熟悉库藏;2.分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.获取档案;5.提供档案

二、档案参考材料的编号

(一)档案参考材料的含义

档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。

(二)档案参考资料

档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。

(三)编写档案参考资料的工作程序

1.确定编写档案参考资料的种类;2.收集档案材料;3.进行编写

三、电子档案管理

(一)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

(二)电子档案的特点有：①非人工识读性;②对电子技术和设备的依赖性;③信息的可变性;④信息与载体的可分离性;⑤信息的可共享性;⑥多种信息载体的集成性。

(三)电子档案的种类

1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件;②数据文件;③图形文件;④图像文件;⑤声音文件;⑥多媒体文件;⑦命令文件。

2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件;②支持性文件;③辅助性、工具性文件。

3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。

4. 按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

(四)电子档案管理的要求有：①真实性;②完整性;③可读性。

(五)电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。

第四章 速记基础

一、速记概述

(一)速记概述: 速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、准确地记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。

(二)速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误地记录下来。用速记替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动程度。

(三)速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。2.记录无声语言。

(四)现代技术无法取代速记

计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。

二、手写速记

(一)汉字速记的概述

汉字速记又称汉字快写，就是汉字的快速记录。汉字速记基本原理如下：1.汉字速记是汉字草书的快写。2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3.汉字速记师灵活运用借代的快写

(二)双音节词略写法

1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。

2.双音节的单纯词，又叫“联绵词”。联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节就能推知而出。

3.由两个意义相同或相近语速并列组合而成和合成词，在快速书写时，只写出第一个音节，第二个音节省略。

4.由两个意义相同或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替。

5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。在快速书写时，可省略被注释音节。

(三)三音节词略写法

1.带虚化语素的三音节词略写法。2.中间嵌有“得”字的表肯定语气的三音节词略写法。3.中间嵌有“不”字的表否定语气的三音节词略写法。4.在快速书写时，不管遇到哪种类型的三音节词，只要根据句子的上下文能够辨认出来的，写出第一个音节，后两个音节均可自制代写代替，或画小横直线代替。

三、拼音速记

(一)拼音速记的概述

1.拼音速记的定义。拼音速记是用一些简单符号和省略方法来记录语言的一种方式。

拼音速记方案的符号分为“声符”和“韵符”两大类。拼音速记的声符与韵符拼写在一起，就成为音节符号。

2.拼音速记的特点。3.拼音速记符号的分类。

最简单的符号式有限的，所以速记符号又分为大型、中型和小型3级比例。

略符是提高记录书写速度的重要技巧，在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、速度、易记、易写的特点。

(二)声符写法五要领

声符写法五要领，是拼音速记符号书写的基础

1.基线。基线又叫基准线，即练习本上的横格线，21格声符的底部都要靠写在基线上，如果离开基线往上写或往下写，就读别的音了。 2.笔顺。笔顺分为3种：从右上往左下书写的声符有9个，收笔处均靠在基线上;从左下往右下书写的声符有2个，起笔处靠在基线上;从左往右书写的声符有10个，前3个是起笔处和收笔处靠写在基线上，后7个是底部靠写在基线上，与基线平行。 3.比例。声符分为3级­­——大型符、中型符和小型符。它们的比例是3：2：1.大型符比小型符大两倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8个，小型符有5个。 4.斜度。声符的斜度有3种：与基线成50°左右的声符有9个;与基线成20°左右的声符有2个;与基线平行(成0°)的声符有10个。5.曲势。即曲线声符弯曲的趋势。起笔处趋势较大的曲线声符有8个;收笔处曲势较大的曲线声符有7个。

速记方案不是法定的，谁都可以创制，只要写得快、认得出就是好的速记方案。

四、计算机速记

(一)计算机速记的概念: 计算机速记是使用计算机及相关设备，实现语言信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文处理现代化的重要手段。

(二)计算机速记的特点”1.速度快。正常速度及语言信息同步，极限速度可达到二倍语速。2.强度低。是普通汉字输入的三分之一。3.效率高。无需后期翻译整理。

(三)计算机速记的应用领域:1.办公文秘使用;2.专业速录服务。3.个人应用。